Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Unify IT is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking via deze website en onze diensten.

• Adres: Obrechtrode 84, 2717 DE Zoetermeer
• KvK-nummer: 61155314
• E-mail: privacy@unify-it.com

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van uw interactie met ons, verwerken wij de volgende gegevens:

• Communicatie: Naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam wanneer u een formulier invult of een afspraak boekt.
• Zakelijke Relatie: Factuurgegevens, functietitels en correspondentie die nodig is voor onze consultancy diensten.
• Technische Gegevens: IP-adres (geanonimiseerd), browsertype en interacties met onze website (via Matomo, cookieless).
• Audit & Scan Data: Wanneer wij een "Deep Dive Scan" of audit voor u uitvoeren, verwerken wij metadata uit uw Azure Tenant. Dit gebeurt strikt onder een Verwerkersovereenkomst en is beperkt tot wat nodig is voor de veiligheidsbeoordeling.

3. Doelen van de verwerking

Wij gebruiken uw gegevens voor de volgende gerechtvaardigde doelen:

1. Dienstverlening: Het uitvoeren van audits, opleveren van rapportages en geven van advies.
2. Communicatie: Het plannen van afspraken (via Microsoft Bookings) en beantwoorden van vragen.
3. Administratie: Het versturen van offertes en facturen en voldoen aan fiscale verplichtingen.
4. Marketing: Alleen als u expliciet toestemming (Opt-in) heeft gegeven, om u onze nieuwsbrief te sturen.

4. Derden & Partners (Onze Systemen)

Wij nemen data-soevereiniteit serieus. Wij verkopen uw data niet. Om onze diensten te kunnen leveren, maken wij gebruik van vertrouwde service providers ("Verwerkers"). Met deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten.

Freelancers en Partners

Om de continuïteit van onze dienstverlening te waarborgen (bijvoorbeeld tijdens afwezigheid) of specifieke expertise te leveren, kan Unify IT gebruikmaken van vertrouwde freelance partners of sub-contractors.

• Deze partners ontvangen uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de specifieke opdracht.
• Alle partners zijn door Unify IT gescreend en contractueel gebonden aan geheimhouding (NDA) en dezelfde beveiligingsstandaarden als in deze verklaring.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Fiscale Data (Facturen/Offertes): 7 jaar (wettelijke verplichting Belastingdienst).
• Contactaanvragen: 5 jaar na het laatste contact (om historie van de relatie te behouden).
• Audit/Scan Rapporten: Gedurende de looptijd van het contract + 1 jaar (als referentie), tenzij anders verzocht.
• Nieuwsbrief: Totdat u zich uitschrijft.

6. Beveiliging

Als security consultancy nemen wij onze eigen beveiliging uiterst serieus.

• Wij gebruiken Multi-Factor Authenticatie (MFA) op al onze interne accounts.
• Data in transit is versleuteld via TLS 1.2+.
• Onze apparaten zijn beheerd en versleuteld.

6.1. Beveiliging en Spamfilters

Om onze websiteformulieren te beschermen tegen spam en misbruik, maken wij gebruik van Cloudflare Turnstile. Deze dienst analyseert browserinformatie en interactiegedrag om te verifiëren of de invoer door een mens wordt gedaan. Cloudflare gebruikt deze gegevens uitsluitend voor beveiligingsdoeleinden en niet voor marketing of tracking. De grondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang om de veiligheid en beschikbaarheid van onze website te waarborgen.

6.2. Digitale acceptatie van offertes (Audit Trail)

Wanneer u een offerte of overeenkomst digitaal ondertekent of accepteert via onze website, leggen wij technische gegevens vast om de authenticiteit en integriteit van uw akkoord te kunnen aantonen. Hierbij registreren wij uw IP-adres, de gebruikte browserconfiguratie (User Agent) en het exacte tijdstip van acceptatie. Deze gegevens worden veilig opgeslagen in ons CRM-systeem en uitsluitend gebruikt als juridische 'audit trail' in geval van geschillen over de totstandkoming van de overeenkomst. Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst en de daaropvolgende verjaringstermijn.

7. Uw Rechten

Onder de AVG (GDPR) heeft u het recht om:

• Uw gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.
• Bezwaar te maken tegen verwerking of het gebruik te beperken.
• Uw data te exporteren (Dataportabiliteit).

Neem voor verzoeken contact op via privacy@unify-it.com. U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Matomo Opt-Out

Wij gebruiken Matomo voor privacyvriendelijke statistieken zonder tracking cookies. Wilt u desondanks volledig uitgesloten worden van onze geaggregeerde statistieken? Vink dan de optie hieronder uit: